Alla luce degli ultimi pareri espressi dal Garante per la protezione dei dati personali, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha chiarito, con nota n. 2572/2023, le modalità di autorizzazione dei sistemi di monitoraggio aziendale e controlli a distanza dei lavoratori subordinati (quali ad esempio impianti audiovisivi, sistemi di geo localizzazione, controlli da remoto di ogni genere).
Posto che in nessun caso è autorizzato il controllo a distanza dell’attività lavorativa svolta dai dipendenti con impianti audiovisivi o altri strumenti con fini analoghi, l’INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro) ha precisato che nel caso in cui le telecamere siano presenti strettamente per motivi di sicurezza, necessitano di accordo collettivo con le RSA e/o RSU presenti in azienda.
Il ricorso quindi all’autorizzazione pubblica presso l’ITL (Ispettorato Territoriale del Lavoro) può avere luogo soltanto dopo il mancato accordo con le rappresentanze sindacali o nei casi in cui queste siano assenti in azienda. Il datore di lavoro però avrà l’onere di dimostrare il perché del mancato accordo con i sindacati o la non presenza di RSA e RSU, munito di documentazione attestante ciò.
In assenza di un accordo con i sindacati o di un provvedimento autorizzativo pubblico successivo, si configura in ogni caso l’illegittimità dell’installazione degli impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo, con conseguenti sanzioni penali, anche se i singoli lavoratori ne sono a conoscenza e prestano consenso all’installazione.
Altra novità riguarda i sistemi di geo localizzazione installati negli autoveicoli o implementati negli smartphone, in relazione alla maggior tutela per i lavoratori dipendenti durante lo svolgimento dell’attività lavorativa. In particolare il Garante per la protezione dei dati personali ha sottolineato che la traiettoria e il posizionamento del veicolo non devono essere monitorati continuamente, ma solo in caso di necessità e per finalità legalmente consentite, ovvero per ragioni di sicurezza o localizzazione in caso di furto.
Pertanto al datore di lavoro è consentito l’acceso ai suddetti dati solo se necessario ai fini organizzativi, produttivi e di sicurezza, ed è quindi da escludere la possibilità che egli possa utilizzare i dati con scopi diversi da quelli predetti, rendendo inutilizzabili le informazioni raccolte con tali modalità.
Discorso analogo vale per i controlli a distanza effettuati nei confronti di chi, in funzione di accordi tra datore di lavoro e lavoratore, svolge la sua attività lavorativa in smart working. In tal caso il datore di lavoro non può collegarsi da remoto o adottare altri metodi di controllo, perché sarebbe in ogni caso un sistema di monitoraggio del lavoro svolto dal dipendente, configurandosi nei fatti la stessa circostanza del controllo tramite impianti audiovisivi.
Tutto quanto premesso quindi non lascia dubbi sull’importanza che il Garante e l’INL attribuiscono alla tutela della privacy e ad un rispetto sempre costante del lavoratore, il quale deve essere messo nelle condizioni di poter svolgere i compiti a lui assegnati con serenità.
